ARCHIVIAZIONE DOCUMENTI

OFFRIAMO UN OTTIMO SERVIZIO DI ARCHIVIAZIONE DOCUMENTI AZIENDALI

Prendiamo in carico i vostri documenti, elaboriamo adeguati sistemi di classificazione e di registrazione in grado di effettuare una corretta e funzionale archiviazione.

Spesso è difficile trovare un ambiente che possa ospitare il tuo archivio ed è possibile che tu debba essere costretto a relegarlo in un ambiente non idoneo come un seminterrato, una cantina, un box oppure una soffitta (luoghi soggetti di sovente ad allagamenti).

Nell’era digitale qualsiasi azienda si trova ancora ad aver a che fare con l’archiviazione fisica di documenti cartacei aziendali e quindi, ieri come oggi, dobbiamo provvedere a conservali e gestirli al meglio.  Qual è l’ambiente giusto per l’archiviazione fisica di documenti cartacei?

Open Service 4.0 ha studiato  accorgimenti di buon senso che ti permetteranno nel tempo di garantirne una buona fruibilità e conservazione dei tuoi documenti, prendendo in carico i vostri documenti, elabora adeguati sistemi di classificazione e di registrazione in grado di effettuare una corretta e funzionale archiviazione.

TIPOLOGIE DI ARCHIVI AZIENDALI

Archivi di Deposito

Sono costituiti dal materiale documentario non più utilizzato per le esigenze correnti del cliente, ma che mantiene ancora una rilevanza ai fini giuridici e operativi. Per la gestione degli archivi di deposito offriamo un servizio che garantisca:

  • la corretta conservazione fisica dei supporti cartacei e la razionale gestione degli eventi che caratterizzano l’archivio in questa fase del suo ciclo di vita
  • il reperimento delle unità documentali in caso di necessità di consultazione la produzione di report statistici
  • lo smaltimento del materiale cartaceo (macero) al compiersi del periodo obbligatorio di conservazione.

Archivi Storici

Sono costituiti dalla documentazione storica che non ha più rilevanza giuridica o amministrativa e viene conservata, a discrezione dell’Ente, come supporto alla ricerca per mantenere traccia della memoria storica del documento.

La gestione degli archivi storici prevede la predisposizione degli strumenti archivistici diretti alla catalogazione ed alla valorizzazione della documentazione storica, secondo quanto prescritto dalle disposizioni normative in materia e dagli orientamenti della disciplina archivistica.

L'archiviazione fisica dei documenti

Il servizio che offre Open Service 4.0 comprende tutte le attività previste per la corretta conservazione e gestione del patrimonio documentale delle Aziende, in conformità alla normativa di legge e nel rispetto di rigidi criteri di efficienza ed economicità.

  • Il servizio di archiviazione fisica prevede le attività di ritiro, catalogazione, classificazione e archiviazione di documenti cartacei in originale.
  • La documentazione viene conservata in locali della Open Service 4.0, dotati di impianti a scaffalatura tradizionale, robotizzati, compattabili o locali protetti.
  • Per il trasferimento e la conservazione della documentazione vengono utilizzati appositi contenitori antipolvere, da noi progettati per preservare l’integrità fisica del materiale cartaceo.
  • Ai fini del trasferimento e soprattutto di un’adeguata conservazione fisica in archivio della documentazione, la Open Service 4.0 ha progettato appositi contenitori antipolvere, frutto dell’esperienza e della volontà di rispettare le normative di legge.
  • L’ultima generazione di scatole sono realizzate con cartone microtriplo idrorepellente a cinque strati con coperchio incorporato, delle dimensioni esterne cm 46,5 x 39,5 x 32 (larghezza x profondità x altezza).
  • Le dimensioni e le caratteristiche delle scatole sono state progettate con l’obiettivo di:
    ◦garantire l’esecuzione delle attività di confezionamento e trasporto nel rispetto delle normative D.lgs 81 e s.m.i., grazie alla presenza di apposite maniglie per il sollevamento delle stesse ed all’osservanza delle norme prescritte in tema di movimentazione manuale di carichi.
  • garantire la corretta conservazione della documentazione all’interno dei contenitori con l’obiettivo di preservare quest’ultima dall’azione della luce e di eventuali agenti patogeni quali ad esempio la polvere.

Open Service 4.0 è la soluzione alle Vostre esigenze